Jawab :
Komunikasi adalah suatu proses pertukaran informasi antara individu-individu melalui suatu sistem biasa, baik dengan simbol-simbol, sinyal-sinyal, maupun perilaku atau tindakan.
Komunikasi adalah Transfer (perpindahan) informasi dan pengertian dari satu orang ke orang lain (Keith Davis, 1981)
Komunikasi adalah Proses pemindahan pengertian dalam bentuk gagasan atau informasi dari seseorang kepada orang lain (Hani Handoko, 1989)
Komunikasi bisnis adalah pertukaran gagasan, pendapat, informasi, instruksi yang memiliki tujuan tertentu yang disajikan secara personal atau impersonal melalui simbol-simbol atau sinyal (William Albig)
2) Jelaskanlah pentingnya komunikasi bisnis!
Jawab :
Menurut Dwyer (2003) komunikasi adalah semua bentuk perilaku, baik verbal maupun nonverbal, yang dilakukan ataupun diperlihatkan satu sama lain. Pengetahuan, perasaan, atau pikiran-pikiran diberi kode dan dikirim dari sedikitnya satu orang dan diterima dan dikodekan kembali oleh sedikitnya satu orang. Arti akan diberikan pada pesan tersebut saat penerima pesan menginterpretasikan pesan itu. Suatu hubungan terbentuk pada saat orang berkomunikasi. Himstreet dan Baty (dalam Purwanto, 2003) mendefinisikan komunikasi sebagai suatu proses pertukaran informasi antar individu melalui suatu sistem yang biasa (lazim) baik dengan simbol-simbol, sinyal-sinyal, maupun perilaku atau tindakan. Pengertian komunikasi ini paling tidak melibatkan dua orang atau lebih dengan menggunakan cara-cara berkomunikasi yang biasa dilakukan oleh seseorang seperti melalui lisan, tulisan, maupun sinyal-sinyal nonverbal. Selanjutnya Purwanto (2003:4) secara sederhana mengemukakan bahwa yang dimaksud dengan komunikasi bisnis adalah komunikasi yang digunakan dalam dunia bisnis yang mencakup berbagai macam bentuk komunikasi baik komunikasi verbal maupun nonverbal.
Komunikasi di tempat kerja atau di organisasi bisnis dapat terjadi karena beberapa alasan, baik langsung maupun tidak langsung. Utamanya, komunikasi terjadi karena adanya kebutuhan untuk menyampaikan satu informasi antara orang-orang yang bekerja pada satu organisasi yang sama, dan antara satu organisasi dengan organisasi yang lain. Pada tempat kerja, kemampuan seseorang dalam berkomunikasi menunjukkan kualitas dan luasnya keterampilan berkomunikasinya.
Komunikasi - tulisan, lisan atau bahkan nonverbal – juga digunakan oleh para manajer dalam mengevaluasi kinerja, mengarahkan ataupun memberikan instruksi kepada para staf dan memotivasi mereka. Orang-orang yang bekerja sebagai bagian dari satu tim atau departemen dengan keterampilan komunikasi yang baik sebagaimana pimpinannya umumnya memiliki rasa percaya diri dan lebih berkompeten oleh karena mengerti apa yang mereka lakukan dan apa yang diharapkan dari mereka. Orang-orang seperti ini akan mampu untuk bekerja sama secara lebih terarah, lebih supportif, serta lebih fleksibel.
3) Apa yang dimaksud dengan komunikasi verbal?
Jawab :
Komunikasi verbal merupakan salah satu bentuk komunikasi yang lazim digunakan untuk menyampaikan pesan-pesan bisnis kepada pihak lain melalui tulisan atau lisan. Bentuk komunikasi ini memiliki struktur yang teratur dan terorganisasi dengan baik.
Komunikasi verbal adalah penyampaian pesan/informasi dengan kata-kata yang diucapkan atau tertulis, angka, gambar, simbol, atau diagram.
4) Uraikanlah bentuk-bentuk komunikasi dasar dalam komunikasi verbal!
Jawab :
Komunikasi verbal merupakan salah satu bentuk komunikasi yang lazim digunakan untuk menyampaikan pesan-pesan bisnis kepada pihak lain melalui tulisan atau lisan. Bentuk komunikasi ini memiliki struktur yang teratur dan terorganisasi dengan baik. Berikut ini adalah berbagai contoh komunikasi verbal di dunia bisnis.
(1) Komunikasi yang dilakukan oleh operator telepon.
(2) Membuat dan mengirim surat penawaran harga barang kepada pihak lain.
(3) Membuat dan mengirim surat pemesanan barang.
(4) Membuat surat kuasa
(5) Berdiskusi dalam rapat.
(6) Melakukan wawancara kerja dengan para pelamar kerja di suatu perusahaan
(7) Melakukan negosiasi dengan pemasok.
(8) Menangani keluhan pelanggan.
(9) Mempromosikan produk.
(10) Mempresentasikan proposal suatu proyek.
(11) Dan lain-lain
Dalam berkomunikasi di dunia bisnis, seseorang bisa saja menyampaikan pesan-pesannya tidak melalui tulisan atau lisan (secara nonverbal). Namun ekspresi secara nonverbal memiliki keterbatasan dalam mengomunikasikan pesan kepada pihak lain. Melalui komunikasi lisan atau tulisan, diharapkan orang dapat memahami apa yang disampaikan oleh pengirim pesan dengan baik. Dengan menyampaikan pesan secara lisan atau tertulis diharapkan seseorang akan dapat membaca atau mendengar apa yang disampaikan pihak lain dengan baik dan benar.
Efektifitas komunikasi bisnis sangat dipengaruhi oleh keterampilan seseorang dalam mengirim maupun menerima pesan. Untuk menyampaikan pesan bisnis, seseorang dapat menggunakan tulisan dan lisan. Sedangkan untuk menerima pesan-pesan bisnis, seseorang dapat menggunakan pendengaran dan bacaan. Di bawah ini adalah gambar yang menunjukkan persentase waktu yang dihabiskan pelaku bisnis untuk berkomunikasi secara verbal.
Sumber: Bovee dan Thill (1998:5), diadaptasi
Dalam komunikasi bisnis, persentase waktu terbanyak digunakan untuk mendengarkan, disusul oleh waktu untuk berbicara, membaca, dan menulis.
(1) Berbicara dan Menulis
Dalam menyampaikan pesan-pesan bisnis, orang lebih banyak melakukannya dengan berbicara daripada menulis. Komunikasi lisan relatif lebih mudah, praktis dan cepat dalam penyampaian pesan-pesan bisnis, serta dapat memperoleh respon yang segera. Namun demikian bukan berarti bahwa komunikasi tertulis tidak penting. Hal ini disebabkan tidak semua hal bisa disampaikan secara lisan, dan komunikasi tertulis lebih mudah didokumentasikan.
Pesan yang kompleks, penting, dan perlu didokumentasikan, lebih tepat disampaikan dengan menggunakan tulisan. Oleh karena itu, buku ajar ini juga akan lebih menekankan pada komunikasi tertulis. Bentuk-bentuk komunikasi tertulis di dunia bisnis misalnya berbagai surat bisnis, memo, dan laporan.
(2) Mendengar dan Membaca . Sebagaimana dapat dilihat pada gambar 2.1, orang-orang di dunia bisnis banyak menghabiskan waktunya untuk mendengar dan membaca. Pada dasarnya, komunikasi yang efektif adalah komunikasi yang bersifat dua arah. Untuk itu diperlukan keterampilan mendengar dan keterampilan berbicara yang baik. Mengenai keterampilan membaca dan mendengar, sudah banyak dijelaskan dalam Komunikasi Bisnis I.
Baik mendengar maupun membaca membutuhkan pendekatan yang sama. Langkah pertama adalah menyimak, memusatkan perhatian pada pembicaraan yang sedang berlangsung, atau pada bahan yang sedang dibaca. Setelah dapat menangkap inti pembicaraan atau bacaan, selanjutnya adalah menafsirkan dan menilai informasi. Seseorang harus dapat memutuskan mana informasi yang penting dan mana yang tidak penting. Pendekatan yang dapat dilakukan adalah mencari ide pokok (main idea) dan ide pendukung (supporting idea). Untuk dapat menyerap dan memahami informasi dengan baik, dibutuhkan konsentrasi pada apa yang sedang dibaca atau didengar.
Pembahasan dalam buku ajar ini menekankan pada bentuk komunikasi tulisan, serta komunikasi yang mengombinasikan bentuk-bentuk komunikasi dasar seperti wawancara, negosiasi dan pelayanan pelanggan (customer service).
5) Apa yang dimaksud dengan komunikasi nonverbal?
Jawab :
Menurut : Atep Adya Barata mengemukakan bahwa: Komunikasi non verbal yaitu komunikasi yang diungkapkan melalui pakaian dan setiap kategori benda lainnya (the object language), komunikasi dengan gerak (gesture) sebagai sinyal (sign language), dan komunikasi dengan tindakan atau gerakan tubuh (action language).
Komunikasi nonverbal adalah penyampaian pesan/informasi yang tidak menggunakan kata-kata yang diucapkan atau tertulis, angka, gambar, simbol, atau diagram.
6) Jelaskan secara singkat tahapan-tahapan dalam proses komunuikasi!
Jawab :
Menurut Bovee dan Thill (2006:8), proses komunikasi terdiri dari 6 (enam) tahap, yaitu:
1) Pengirim mempunyai suatu ide atau gagasan
Sebelum proses penyampaian pesan dapat dilakukan, maka pengirim pesan (sender) harus menyiapkan ide atau gagasan apa yang ingin disampaikan kepada pihak lain atau receiver. Ide dapat diperoleh dari berbagai sumber. Ide-ide yang ada dalam benak kita akan disaring dan disusun kedalam suatu memori yang ada dalam jaringan otak, yang merupakan gambaran persepsi kita terhadap kenyataan. Setiap orang akan memiliki peta mental yang berbeda, karena kita memandang dunia dan menyerap berbagai pengalaman dengan suatu cara yang unik dan bersifat individual.
2) Pengirim mengubah ide menjadi suatu pesan
Dalam suatu proses komunikasi, tidak semua ide dapat diterima atau dimengerti dengan sempurna. Separtiyang telah diuraikan pada bagian B dari bab ini, proses komunikasi dimulai dengan adanya ide dalam pikiran, yang lalu diubah kedalam bentuk pesan, pesan seperti dalam bentuk kata-kata, ekspresi wajah, dan sejenisnya, untuk kemudian dipindahkan kepada orang lain.
3) Pengirim menyampaikan pesan
Setelah mengubah ide-ide ke dalam suatu pesan, tahap berikutnya adalah memindahkan atau menyampaikan pesan melalui berbagai saluran yang ada kepada si penerima pasan. Rantai saluran komunikasi yang digunakan untuk menyampaikan pesan terkadang relatif pendek, namun ada juga yang cukup panjang. Panjang pendeknya rantai saluran komunikasi yang digunakan akan berpengaruh terhadap efektifitas penyampaian pesan.
4) Penerima menerima pesan
Komunikasi antara seseorang dengan orang lain akan terjadi, bila pengirim mengirimkan suatu pesan dan penerima menerima pesan tersebut. Jika seseorang mengirim sepucuk surat, komunikasi baru bisa terjalin bila penerima surat telah membaca dan memahami isinya.
5) Penerima menafsirkan pesan
Setelah penerima menerima suatu pesan, tahap berikutnya adalah bagaimana ia dapat menafsirkan pesan. Suatu pesan yang disampaikan pengirim harus mudah dimengerti dan tersimpan didalam benak pikiran si penerima pesan. Selanjutnya, suatu pesan baru dapat ditafsirkan secara benar bila penerima pasan telah memahami isi pesan sebagaiman yang dimaksud oleh pemgirim pesan.
6) Penerima memberi tanggapan dan mengirim umpan balik kepada pengirim
Umpan balik (feedback) adalah penghubung akhirbdalam suatu mata rantai komunikasi, Ia merupakan tanggapan penerima pesan yang memungkinkan pengirim untuk menilai efektivitas suatu pesan.
